Az irodában mindig rengeteg jegyzet, dokumentum és irat kerül az asztalra. Viszont a tokos iratrendező nélkül halomban állnának a másolatok és nehéz lenne megtalálni bármit. Nem véletlenül mondják, hogy rend a lelke mindennek, mivel ez hozzájárul a hatékony munkavégzéshez és a jó közérzethez is.
Amikor nagyobb irodáról van szó és lényegesen sok ember dolgozik egyszerre, akkor nagyon fontos a jól működő rendszer kiépítése. Elég, ha csak egyetlen irat kerül rossz helyre és utána szinte lehetetlen megtalálni. Sokan színek szerint osztályozzák a dokumentumokat, ami segít abban, hogy egyetlen másodperc alatt megállapíthassuk, mi hol van.
Ha nem bízunk a színekben vagy a többiek szemében, akkor olyan tokos iratrendezőre lesz szükségünk, amit könnyedén felcímkézhetünk. Innentől kezdve csak a címke szövegét kell elolvasni és máris tudni fogjuk, hogy melyiket válasszuk. A tokos iratrendező különféle színben kapható, azonban, ha csak a címkére támaszkodnánk, akkor inkább válasszuk az egységes kinézetet!